A.GENEL OLARAK
HDI Sigorta A.Ş. (“HDI Sigorta’’) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dâhil, HDI Sigorta ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin mümkün olabilen en iyi şekilde ve özenle işlenerek muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.
B.VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 3’üncü maddesinin 1’inci fıkrasının (ı) bendinde veri sorumlusu, ‘Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler’ olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede veri sorumlusu “şirketimiz” olarak bulunmaktadır.
C.KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE İŞLEME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, HDI Sigorta tarafından verilen hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, acenteler, bölge müdürlükleri, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanmaktadır. HDI Sigorta ve markalarının hizmetlerinden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek, aşağıda yer alan amaçlar dahilinde işlenebilmektedir:
- 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu başta olmak üzere mevzuat kaynaklı saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
- Satış kanalları ile iletişime geçilmesi, acente çalışma koşullarının ve devamındaki süreçlerin belirlenmesi
- Hasar ve üretim verilerini kullanarak şirketin gelecek dönemler için yükümlülük/rezerv analizlerinin yapılması
- Şirket gerçekleşen verilerinin ay kapama sonrası alınarak ilgili raporların hazırlanması ve aktüeryal tarife çalışmalarının yapılması
- Hasar sürecinin yönetilmesi ve hasar başvurularının incelenmesi marifetiyle dosyaların neticelendirilmesi
- Verilerin transferi yapılarak departmanların kullanımına sunulması
- Özlük dosyası oluşturulması
- Eğitimlerin düzenlenmesi
- Sahte hasarların tespit edilmesi
- Şirketin bütün hukuki problemlerinin; aleyhe açılan davalar, şirket tarafından açılan davalar (rücuen tazmin davaları hariç), ihtarnameler, cezai şikâyetler, alacak takipleri (rücu takipleri hariç), danışmanlık hizmetleri, sözleşmelerin hazırlanması/incelenmesi ve problemli hasar dosyalarının son görüşmeleri ve sonuçlandırılması
- Denetim, analiz ve raporlamaların yapılması
- Şirket idari işlerinin yerine getirilmesi, alt işveren sorumluluklarının yerine getirilmesi
- Adayın işe uygunluğunun değerlendirilmesi, mevcut personelin performans sistemine kayıt edilmesi ve değerlendirmeye dahil edilmesi
- Çalışanların poliklinik muayenelerinin yapılması, eğitim kayıtlarının tutulması, İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu kararlarının kayıt altına alınması, Ramak Kala Formlarının oluşturulması ve kayıt altına alınması, İşe girişlerde ve işin gerektirdiği sürelerde çalışanların sağlık taramalarının yapılması, İş kazalarının SGK’ya bildirilmesi ve kayıt altına alınması
- Poliçe üretim ve tahsilatı ile ilgili işlemlerin yapılması, acente/broker kuruluş işlemlerinin yapılması, Poliçe tahsilatı, acente borç tahsilatı, acente komisyon ödemesi
- Şirketin mal ve hizmet aldığı satıcıların muhasebe kayıtlarının tutulması cari hesaplarının ve ödemelerinin takibinin yapılması, personel özlük hakları ile ilgili ödemelerin yapılması, hasar ödemelerinin yapılması
- Şirketin risk kabul kriterleri ve trete limitleri ile üretim & karlılık hedefleri doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması
- Şirkete ait ürün ve hizmetlere yönelik müşteriden gelen taleplerin karşılanması, hasarlı araçların servislere yönlendirilmesi sürecinin yönetimi, hasar ihbarı sürecinin yönetimi
- Emtia branşında hasardan önce hasarı önleme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, gemilerin sisteme tanımlanması, ülkelerin risk gruplarının sisteme tanımlanması
- Sigortalının geçmiş varsa hasar bilgileri karşılaştırılarak, talepte bulunan kişi ile sigortalı bilgilerinin belirli algoritmalar ile çözümlenmesi
- Hasar dosyalarının incelenmesi ve sonuçlandırılması
- Risk analizi yapılarak fiyat teklifinin, poliçenin ve zeylin oluşturulması
- OHAL kapsamında yerine getirmekle yükümlü olduğumuz Kurumumuza iletilen bildirimlerin yerine getirilmesi
- Karlı segmentasyon ve karlı satış amaçlı analizler
- Oto Kaza tarife ve raporlamalarının düzenlenmesi
- Katastrofik modelleme ve analiz
- Kurumsal Seyahat ve Organizasyon Planlaması, Reklam, PR, Etkinlik yönetimi, sponsorluk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
- Riziko teftişi
- Şirket icrai faaliyetlerinin riskin takip edilmesi ve Yönetimin bilgilendirilmesi vasıtasıyla gerekli tedbirlerinin alınmasının sağlanması
- Hasar dosya ödemesi sonrası kusurlu olan tarafa rücu işlemi yapılması
- Şirket için gerekli olan ürün ve hizmet satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi
- Sistemlerin yedeklenmesi, Sistemlerin Güvenliğinin sağlanması
- 20.000 TL ve üzerinde işlem yaptıran (poliçe üretilen veya hasar tazminat ödemesi yapılan) müşteri veya lehtarların kimlik bilgilerinin temin edilmesi
- Suç gelirlerinin aklanması veya terörün finansmanına yönelik şüpheli görülen işlemlere ilişkin tüm bilgilerin kaydedilmesi ve MASAK’a bildirilmesi
- Ambargolu ve/veya mali yaptırımlı kişilere ile işlem yasağı uygulanması
- Şirketin risk kabul kriterleri ve trete limitleri ile üretim & karlılık hedefleri doğrultusunda gerekli çalışmaların yapılması
Ayrıca, belirli bir HDI Sigorta çevrimiçi -online- hizmetlerini kullanmak niyetiyle çağrı merkezimizi veya internet sitemizi kullandığınızda, HDI Sigorta’nın düzenlediği yarışma, eğitim, seminer veya organizasyonlara katıldığınızda veya internet sayfalarını ziyaret etmeniz ya da bu sitelerde gezmeniz halinde de kişisel verileriniz işlenebilecektir.
Ayrıca yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu, 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu, MASAK Mevzuatı, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ile sayılan kanunlara ilişkin ikinci mevzuat hükümleri, Vergi mevzuatından doğan yükümlülükler, denetleyici ve düzenleyici kurum ve kuruluşların düzenlemeleri ile diğer yetkili kamu otoritelerinin zorunlu kıldığı haller ve sair mevzuat hükümleri çerçevesinde işlenebilecek olup HDI Sigorta’ya ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilerek, hem dijital ortamda hem de fiziki ortamda kanuni süreleri boyunca muhafaza altında tutulabilecektir.
Aşağıda yer alan hallerin mevcudiyeti halinde kişisel verilerinizin işlenmesi için açık rızanız aranmayacaktır:
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi
D. KiŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verileriniz kanun ve sair mevzuat kapsamında ve yukarıda yer verilen amaçlarla ilgili şirket içi departmanlar, şirketin bağlı bulunduğu Talanx Grubu Şirketleri, sigortalılar, asistans şirketleri, Türkiye Sigorta Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği, Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi, T.C. Hazine Müsteşarlığı, T.C. Çalışma Bakanlığı, T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu, T.C. Gelir İdaresi Başkanlığı, T.C. Maliye Bakanlığı, Vergi Daireleri, DASK, Tarsim, TOBB, MASAK gibi resmi kurumlar, Bağımsız denetim şirketleri, tıbbi danışmanlar, aktüerler, sözleşmeli avukatlar, acenteler, bankalar, broker şirketleri, reasürans şirketleri, risk paylaşımı yapılan sigorta şirketleri, rücu edilen sigorta şirketleri, rücu edilen şahıs ve firmalar ve diğer üçüncü kişiler ile paylaşılabilecektir.
E. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. ve 6. Maddesinde yer alan işleme şartlarına dayalı olarak yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda sigortalama ve satış sonrası hizmetleri başta olmak üzere sunduğumuz hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda HDI Sigorta’nın sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilebilecektir.
F. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ
İşlenen kişisel verilerinize ilişkin mevzuat uyarınca;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesine ve/veya kişisel verilerin silinmesine veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle işlenmesi halinde aleyhe bir sonucun ortaya çıkması ihtimalinde itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranılması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
G. VERİ GÜVENLİĞİ
HDI Sigorta kişisel verilerinizi, bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri çerçevesinde, alınması gereken tüm teknik ve idari güvenlik önlemlerine tam uygunlukla korumaktadır. Söz konusu güvenlik tedbirleri, teknolojik imkânlar da göz önünde bulundurularak muhtemel risklere uygun bir düzeyde sağlanmaktadır.
Kanun kapsamındaki taleplerinizi ve kişisel verilerinizle ilgili her türlü sorunuzu yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza veya Şirketimize daha önce bildirmiş olduğunuz ve Şirketimiz nezdinde kayıtlı elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle web sitemizin “Bize Ulaşın” bölümünden iletebilir ya da başvuru formunu doldurarak; HDI Sigorta’ya şahsen başvuru yapabilir, söz konusu formu Sahrayıcedit Mah. Batman Sokak HDI Sigorta Binası, No.6 34734 Kadıköy-İstanbul-Türkiye adresine (Noter vasıtasıyla veya iadeli taahhütlü posta yoluyla) ıslak imzalı olarak gönderebilir ya da ilgili formu hdisigorta@hs03.kep.tr elektronik posta adresine iletebilirsiniz.