HDI Sigorta AŞ. (”Şirket”) olarak kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanmasına önem veriyoruz. Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) yer alan temel ilkelere, veri işleme şartlarına uygun olarak veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir. Bu amaçla, verilerin korunması için her türlü önlemi alan ve azami hassasiyet gösteren HDI Sigorta ailesi olarak, kişisel verilerinizin işlenmesi hususunda sizleri bilgilendirmek isteriz.
a) İşlenen Kişisel Verileriniz
Çalışma süreciniz ve işten ayrıldıktan sonra işlenebilecek kişisel verileriniz aşağıda sayılmaktadır. Bu bilgiler, pozisyonunuzun niteliğine veya dahil olduğunuz süreçlere göre değişiklik gösterebilmektedir.
Kimlik: Ad, soyad, TCKN, imza, kimlik fotokopisinde yer alan bilgiler, askerlik bilgisi, acil durumda ulaşılacak kişi bilgisi, gerektiğinde eş, çocuk ve yakın bilgileri, gerektiğinde pasaport / vize bilgileri, gerektiğinde ehliyet bilgisi
İletişim: Adres, telefon numarası, e-posta, şirket hattı kullanım bilgisi
Özlük: Mesai bilgileri, emeklilik durumu, referans bilgileri, iş başvurusu görüşmesi notları, personele zimmet edilen cihazlara ve araca ilişkin bilgiler, çalışana ilişkin görüşler, çalışma belgesi, çalıştığı iş yerleri ve ayrılma nedenleri, unvan ve görev bilgileri, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bilgileri, çalışma bilgileri, iş seyahat bilgisi, izin bilgileri, çalışan yeterlilik ve performans bilgileri, savunma, tutanak / olay tespit bilgileri, işten ayrılmaya ilişkin bilgiler, mecburi hizmet bilgisi, yararlanılan sigorta bilgileri, anket bilgileri, adli sicil kaydı olmadığına dair belge
Mesleki Deneyim: Eğitim bilgileri, iş deneyimleri, diploma, özgeçmiş, yabancı dil bilgisi, bilgisayar program bilgisi, kurs ve seminer bilgisi, sertifika bilgileri, mesleki yeterlilik bilgisi
Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Fotoğraf, video, online görüşmeler ve kayıtları, çağrı merkezi kayıtları
Fiziksel Mekan Güvenliği: Bina giriş çıkış bilgileri, kamera kaydı
Finansal Bilgiler: Banka hesap bilgisi, maaş bilgisi, sağlanan yan haklara ilişkin bilgiler, avans formları, tazminat ödemesi, masraf tutarları, ücret pusulası, kıdem ve ihbara ilişkin bilgiler, Bireysel Emeklilik Sistemi Bilgisi, prim bilgileri, risk merkezi raporu
Lokasyon: Şirkete ait araçlar veya cihazlar kullanılırken elde edilebilen konum bilgileri, HGS geçişleri, servis durak bilgileri
Hukuki İşlem Bilgisi: Hukuki süreç kapsamındaki bilgiler
İşlem Güvenliği Bilgileri: Sistem kullanım kayıtları, IP bilgisi, şifre ve parola bilgileri, log kayıtları, internet sitesi giriş-çıkış bilgileri, Şirket içi programların kullanıcı adı ve parola bilgileri
Sağlık Verisi: Engellilik durumu, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında talep edilen sağlık bilgileri, sağlık bilgileri, sağlık raporu, iş kazası tutanakları
Adli Sicil Verisi: Sabıka kaydı
b) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği ve Hukuki Sebebi
Şirketimiz aşağıda yer alan amaçlarla ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak kişisel verilerinizi işleyebilmektedir:
| İşleme Amacımız | Hukuki Sebebimiz |
|---|---|
| İş sözleşmesi kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yan haklar ve menfaatler süreçlerinin yürütülmesi, disiplin soruşturmalarının yürütülmesi ve bu kapsamda delil toplanması, kurumsal iletişimin sağlanması, imzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemlerin ifa edilmesi, Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlanması, iş seyahati için gidilecek ülkede vize gerekiyorsa vize süreçlerinin yürütülmesi, hayat sigortası, sağlık sigortası ve bireysel emeklilik süreçlerinin yürütülmesi, zorunlu eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, çıkış mülakatları süreçlerinin yürütülmesi | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (KVKK md. 5(2)-c) |
| Özlük dosyası işlemlerinin yerine getirilmesi, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası, MASAK başta olmak üzere mevzuatlardan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, maaş ödeme işlemlerinin yerine getirilmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuki iş ve işlemlerin yürütülmesi ve takibi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK md. 5(2)-a), Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (KVKK md. 5(2)-ç) |
| Çalışan hedeflerinin takibi ve performansının değerlendirilmesi, Şirket politikalarına uyumun denetlenmesi, ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması, insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve iyileştirilmesi, bina ve ofis güvenliğinin sağlanması ve iş yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğinin kontrolü amacıyla kamera ile gözetim yapılması, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, Şirket faaliyetleri çerçevesinde kullanılan yazılım ve platformlara erişilebilmesi, belirli bir iş veya görev için gereken niteliklerin değerlendirilmesi, çalışana temin edilen internet, cihaz ve araçların takibinin sağlanması, bina giriş kartlarının tanımlanması ve giriş çıkışların kontrolü, fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması, erişim yetkilerinin yürütülmesi, şirket uygulamalarının takibi, şirket içi duyurular ve kutlamaların yapılması | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (KVKK md. 5(2)-f) |
| Şirket bünyesindeki organizasyon ve etkinliklerin gerçekleştirilmesi ile bu faaliyetler kapsamında görsel ve işitsel verilerin paylaşılması, değerlendirme ve anket faaliyetlerinin yürütülmesi, işten çıkış memnuniyet süreçlerinin yürütülmesi, sosyal medya kanalları vasıtasıyla Şirketimizin tanıtım ve duyurularının yayımlanması | İlgili kişinin açık rızasının olması (KVKK md. 5(1)) |
| İş yeri güvenliğinin sağlanması amacıyla adli sicil bilgilerinin işlenmesi, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında işe uygunluk değerlendirmesinin yapılması, izin süreçlerinin yürütülmesi kapsamında sağlık verilerinin işlenmesi, iş kazalarının ve meslek hastalıklarının takibi, gerekli incelemelerin ve bildirimlerin yapılması kapsamında sağlık verilerinin işlenmesi, engellilik kontenjanı kapsamında başvurulan pozisyonlar için gerekli faaliyetlerin yürütülmesi, kişisel sağlık verilerinin mevzuatsal yükümlülükler kapsamında toplanması | İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması (KVKK md. 6(3)-f) |
c) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz, yukarıda sıralanan amaçlar kapsamında ve Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için gerekli olan hallerde aşağıda yer alan üçüncü kişiler ile paylaşılabilmektedir.
- İş değerlendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi amacıyla, pozisyonun niteliğine ve kullanılan değerlendirme yöntemine bağlı olarak insan kaynakları süreçlerine yönelik hizmet aldığımız tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza, grup şirketlerine
- Eğitim süreçlerinin planlanması amacıyla hizmet alınan eğitim firmalarına,
- İş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla, iş sağlığı ve güvenliği uzmanlarına ve işyeri hekimlerine,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla tedarikçilere ve bulut hizmet sağlayıcılarına,
- İnsan kaynakları süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik analiz ve raporlama yapılması amacıyla, kurumsal yazılım firmalarına ve ilgili sistem sağlayıcılarına,
- İnsan kaynakları süreçlerine ilişkin danışmanlık, değerlendirme, optimizasyon, planlama veya dış kaynak hizmetleri kapsamında, hizmet alınan insan kaynakları danışmanlık firmalarına ve değerlendirme hizmeti sunan tedarikçilere,
- İş sözleşmesinin kurulması ile çalışan yan hakları ve bunun dışında kalan menfaatlerin planlanması amacıyla, servis hizmeti sağlayıcılarına, ortak kampanya yürütülen firmalara,
- Şirket içi değerlendirme, performans analizleri ve çalışan memnuniyetine yönelik çalışmaların yürütülmesi amacıyla, dış hizmet sağlayıcılara, grup şirketlere,
- Fiziki evrakların gönderimi ve teslim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, kurye ve sair taşıma hizmeti sunan firmalara,
- Banka hesabı tanımlama ve maaş, avans, masraf ödemeleri gibi finansal işlemlerin yürütülmesi amacıyla, bankalara ve finans kuruluşlarına,
- Bireysel emeklilik hizmeti sunan kuruluşlara,
- Teşviklerden faydalanılmasına ilişkin süreçlerin yürütülebilmesi amacıyla, teşvik danışmanlığı hizmeti sunan firmalara,
- Hayat sigortası hizmeti sunan sigorta şirketlerine,
- Özlük süreçlerinin yürütülmesi amacıyla destek alınan bordro firmalarına ve iş ortağı firmalara,
- Araç tahsisi sağlanan çalışanlara yönelik araç temin süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, araç kiralama hizmeti sunan firmalara,
- İş seyahatlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi amacıyla, konaklama, ulaşım ve vize danışmanlığı hizmeti sunan firmalara,
- Kurumsal iletişim faaliyetleri kapsamında şirket faaliyetlerinin kamuya açık biçimde duyurulması amacıyla, kamuya açık sosyal medya platformlarına,
- Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında denetim firmalarına ve grup şirketlerine,
- Yetkili kurum ve kuruluşların talep etmesi halinde mevcut kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla; düzenleyici ve denetleyici kurumlara ve kanunlarda açıkça kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum veya kuruluşlarına,
- Hukuki, finansal, vergisel, operasyonel ve teknik konularda destek aldığımız kişi ve kuruluşlara aktarılmaktadır.
Yurt dışına gerçekleştirilen kişisel veri aktarımlarımızda Kanun’un 9. maddesinin 4. fıkrasının (c) bendi uyarınca standart sözleşme veya Kanun’un 9. maddesinin 6. fıkrasında yer alan arızi aktarım şartlarına dayanılmaktadır.
d) Kişisel Verilerinizin Elde Edilme Yöntemleri
Şirket, aydınlatma metni kapsamında işlenen kişisel verilerinizi; elektronik ortamda otomatik yöntemle veya yazılı/sözlü şekilde otomatik olmayan yöntemlerle toplamakta ve ilgili veri işleme amaçlarına paralel olarak yukarıda belirtilen hukuki sebeplerden birine dayalı olarak işlemektedir.
e) İlgili Kişilerin Hakları
KVKK m.11’de yer alan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e (“Tebliğ”) göre, Sahrayıcedit Mah. Batman Sokak HDI Sigorta Binası No.6 34734 Kadıköy İstanbul adresine yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresiniz üzerinden hdisigorta@hs03.kep.tr adresine, sistemde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz aracılığıyla info@hdisigorta.com.tr adresine veya Tebliğ’in 5. maddesinde yer alan diğer yöntemler ile başvurunuzu iletebilirsiniz.